Hayatınızı Kolaylaştıracak 10 Google Sheets İpucu

Google Sheets (önceden Spreadsheets), Google’ın tamamen entegre bir ürünü olup, günümüzde birçok alanda ve birçok görev için kullanılmaktadır. Bu aracın yaygın kullanılmasının nedeni, kullanıcılara sunduğu faydalar, diğer araç ve programlarla uyumluluğu ve sahip olduğu birçok işlevidir. Bu yazıda, Google Sheets aracını daha etkili ve verimli kullanmaya yönelik ipuçları verdik.

Google Sheets Nedir?

Özellikle Google araçlarını kullanan bir şirkette çalışıyorsanız veya sürekli dinamik verilerle ilgilendiğiniz bir sektördeyseniz, Google Sheets hayatımızı kolaylaştıran en önemli programlardan biridir. Microsoft Excel ile de uyumlu olan Sheets, Google Docs’un en önemli parçalarından biridir. Karmaşık verileri düzenleme, çevrim içi tabanlı yapısı sayesinde ortak kullanım imkanı gibi birçok hizmet sunan bir elektronik tablo türüdür.

Google Sheets’in Tarihçesi

Google Sheets, Jonathan Rochelle ve Farzad "Fuzzy" Khosrowshahi tarafından kurulan 2Web Technologies’in geliştirdiği web tabanlı elektronik tablo uygulaması XL2Web’den türetilmiştir. XL2Web, 2006 yılında Google tarafından satın alındı ve Google Labs Spreadsheets’e dönüştürüldü. 6 Haziran 2006’da, ilk gelen ilk alır esasına göre sınırlı sayıda kullanıcıya yönelik bir test sürümü yayınlandı. Daha sonra sınırlı test süreci, tüm Google Hesabı sahiplerine açık bir beta sürümüyle değiştirildi ve resmi bir basın açıklamasıyla duyuruldu.

Mart 2010’da Google, çevrim içi doküman işbirliği şirketi DocVerse’i satın aldı. DocVerse, Excel uyumlu belgelerin yanı sıra Microsoft Word ve Microsoft PowerPoint gibi diğer Microsoft Office formatlarında da çok kullanıcılı çevrim içi işbirliği yapılmasına olanak tanıyordu. DocVerse tabanlı iyileştirmeler Nisan 2010’da duyuruldu ve kullanıma sunuldu. Haziran 2012’de Google, mobil cihazlar için ücretsiz bir üretkenlik paketi olan Quickoffice’i satın aldı. Ekim 2012’de Google Spreadsheets’in adı Google Sheets olarak değiştirildi.

Bu kadar genel kültür bilgisi yeterliyse, ipuçlarına geçelim.

10 Google Sheets İpucu

Basitten karmaşığa birçok işlemin yapılmasına olanak sağlayan Google Sheets’in çok farklı işlevleri vardır. Bu işlevlerin bazıları çok sık kullanılır ve yaygın olarak bilinirken, bazı çok faydalı işlevler herkes tarafından bilinmez. Bu ipuçları, Google Sheets’i en iyi şekilde kullanmanıza yardımcı olacaktır.

1. Dinamik Raporlar

Şüphesiz Google Sheets’in en büyük kolaylığı ve tercih edilme nedeni, çevrim içi tabanlı yapısı sayesinde aynı anda çoklu kullanım sağlaması ve internet bağlantılı veri kaynaklarıyla dinamik raporlar ve panolar oluşturabilmesidir. Özellikle dijital pazarlama gibi saatlik hatta dakikalık metriklerin sürekli izlenmesinin önemli olduğu durumlarda Google Sheets tam size göre.

Okuduklarınız hâlâ kafanızda bir ışık yakmadıysa, birlikte düşünelim. Elinizde sürekli güncellenen 3 farklı veri kaynağınız varsa, bu kaynakları anlık takip edebilmek sizin için önemliyse ve bilgisayarınıza farklı formatlarda indirdiğiniz bu dosyaları takip etmek zorundaysanız, Google Sheets sayesinde bu kaynakları tek bir dosyada birleştirip doğru yöntemlerle kaynaklara erişebilirsiniz (bunu birazdan tek tek anlatacağım). Böylece ömür boyu takip edebileceğiniz, kendini güncelleyen raporlar elde edebilirsiniz.

2. Eklentiler

Eklentiler... En basit tanımıyla, Google Sheets, Docs, Slides ve Forms içinde çalışan kullanıcı tarafından oluşturulmuş betiklerdir. Bu mini betiklerle, ücretsiz API’lerden istediğiniz bazı verileri çekebilir, manuel olarak yapmakta zorlandığınız birçok işi tek tıkla kolayca yapabilir ve hiçbir kodlama bilgisi gerekmeden geliştiricilere taş çıkartacak otomasyonlar kurabilirsiniz.

Eklentilere erişmek için üst menüdeki Uzantılar menüsüne tıklayıp ardından Eklenti al bölümüne girerek ihtiyacınıza uygun eklentiyi seçebilirsiniz.

Dikkat: Güvenilir olmayan eklentilerin yüklenmesi verilerinizin güvenliği açısından tehlikeli olabilir.

3. importrange, importxml, importhtml

Importrange, Importhtml, Importxml ve daha fazlası. İsimlerinden de anlaşılacağı üzere bu üç işlev ve benzerleri, ihtiyacımız olan herhangi bir veriyi Sheet dosyalarına aktarmamıza olanak tanır: borsa verileri, alışveriş sitelerindeki fiyatlar, başka bir dosyadaki veriler ve aklınıza gelebilecek sayısız veri. Bu yazıda bu işlevlerin kullanımını anlatmayacağım ancak isterseniz aşağıdaki bağlantılardan inceleyebilir ve ihtiyacınıza göre veri aktarım işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

• Importrange
  
  
• Importxml
  
  
• Importhtml
  
  

4. Apps Scripts

Apps Scripts, tüm Google tabanlı programları birbirleriyle konuşturabileceğiniz, sınırsız otomasyon kurabileceğiniz, kendi eklentilerinizi oluşturabileceğiniz ve biraz JS bilgisiyle fonksiyonlar yazabileceğiniz bir hizmettir.

Yine eklentilerle aynı bölümden erişebileceğiniz Apps Scripts, saatlerce uğraştığınız işleri belki birkaç saniyede halledebileceğiniz bir dünya sunar.

İlgileniyorsanız, Google’ın belgelerini okuyarak hemen harika projeler geliştirmeye başlayabilirsiniz.

Küçük bir ipucu: Google Apps Scripts’in çalışma süresi 6 dakika ile sınırlıdır, ücretli hesaplarda bu süre 30 dakikaya kadar çıkabilir. Bu nedenle oluşturduğunuz projelerin çalışma süresine ve verimliliğine dikkat etmelisiniz.

5. Ortak Düzenleme

Google Sheets’i Microsoft Excel’den ayıran en önemli özelliğin ortak düzenleme olduğunu söyleyebiliriz. Tablo içindeki farklı sayfalarda farklı çalışanların sorumlu olduğu alanları aynı anda düzenleyebilir, eklediğiniz yorumlarla ekip arkadaşlarınızı bilgilendirebilir ve hatta dosya içindeyken Google’ın sunduğu sohbet alanı sayesinde anlık iletişim sorununu çözebilirsiniz.

Ayrıca, paylaştığınız dosyayı kimlerin ve ne sıklıkla görüntülediğini Belge Geçmişi bölümünden kontrol edebilir, buna göre son teslim tarihlerini ayarlayabilirsiniz.

6. Google Araçları

Google’ın iş hayatında en çok kullanılan programların neredeyse tümüne alternatifler sunmasının en büyük faydalarından biri, bu uygulamaların birbirleriyle konuşabilmesini ve birçok sürecin kolayca otomatikleştirilebilmesini sağlamasıdır. Örneğin, aynı tabloları her hafta aynı sunumlara güncelliyorsunuz diyelim. Google Sheets ve Google Slides bağlantısı sayesinde yalnızca tabloyu güncellediğinizde sunumunuz da otomatik güncellenir, böylece ekstra iş yüklerinden kurtulursunuz.

Ya da, düzenli olarak e-posta ile gönderdiğiniz veri tablolarını Google Sheets – Gmail bağlantısı sayesinde istediğiniz sıklıkta otomatik gönderebilirsiniz.

Kısacası, Google’ın tüm araçlarını birbirine konuşturabilir, oradan oraya uğraştığınız süreçleri kolaylaştırabilir ve zamanınızı çok daha verimli kullanabilirsiniz.

7. Vlookup

Vlookup, iki farklı veri tablosundaki farklı satırlardaki verileri eşleştirmemizi sağlayan belki de en önemli Google Sheets işlevlerinden biridir. Örneğin, bir tabloda user_id verisi ve oturum metriği, diğer tabloda ise bu id’lere karşılık gelen etiket bilgisi var ve bunları eşleştirmek istiyorsunuz. Binlerce satırlık bir dosyada bunu manuel yapmak günler sürebilir! Vlookup ile bu işlem 15-20 saniye sürer.

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Daha ayrıntılı bilgi için: Vlookup

8. Query

Geldik yazının en kritik noktasına ve benim açık ara favori işlevime: Query. Bu işlev sayesinde, SQL diline benzer bir sözdizimiyle veri kümelerinizi düzenleyip raporlayabilir, gerçekten karmaşık şeyleri çok daha kolay bir şekilde yapabilirsiniz.

Sözdizimi =QUERY(data, query, [headers])

Gördüğünüz gibi, yalnızca 2 zorunlu parametre ile bu işlevi nasıl kullanabileceğimize dair küçük bir örnek formül yazalım.

Yapmak istediğimiz işlem şu olsun: "Data" sayfasındaki A, B, C sütunlarını inceleyerek, A sütunundaki 10’dan büyük olan sayıları ve C sütunundaki "Ankara" olmayan şehirleri seçmek, ayrıca B sütunundaki değerlere göre büyükten küçüğe sıralamak istiyoruz.

=QUERY(Data!A:C,"SELECT A,B,C WHERE A>10 AND C<>'Ankara' ORDER BY B DESC",1)

9. IFS

If, sumif, countif, maxifs, minifs, dateif, iferror... If deseninden de anlaşılacağı üzere, if’lerle biten işlevler çoğu koşullu durumda işlem yapmamıza olanak tanır. Aynı zamanda iyi bir Sheets kullanıcısı olabilmek için neye ihtiyacımız olduğunu bilmek ve bu işlevleri kullanarak pratik yapmak çok önemlidir. Bu nedenle, if’li işlevlerin neler olduğunu ve nasıl kullanıldığını bilmemiz gerekir.

Küçük bir if örneğine birlikte bakalım: Bir sınıfta öğrencilerin aldıkları notlara göre A,B,C,D gibi harf notları dağıtmak istiyoruz, o zaman basitçe:

=IFS(A3>89.99,"A",A3>79.99,"B",A3>69.99,"C",A3>59.99,"D",A3>0,"F")

Ya da, A sütunundaki kaynaklar "google" olan satırlarda B sütunundaki oturumları toplamak istersek:

=SUMIF(A:A,"google",B:B)

Daha ayrıntılı bilgi için aşağıdaki içerikleri inceleyebilirsiniz.

• Sumif
  
  
• If
  
  
• Countif
  
  
• Maxifs
  
  
• Minifs
  
  

10. Makrolar

Son olarak, Sheets’in en önemli özelliklerinden biri olan Makrolar, özellikle her gün aynı manuel işlemleri yapmaktan yorulan kullanıcılar için tam anlamıyla bir kurtarıcıdır.

Yine uzantılar bölümünden erişilebilen Makrolar, kaydettiğiniz kullanıcı arayüzü işlemlerini istediğiniz sıklıkta tekrar etmenizi sağlar ve betikler temelinde çalışır.

Basitçe özetlemek gerekirse, her gün yaptığınız kopyala-yapıştır, satır ekleme gibi işlemleri belirlediğiniz formatta tekrar etmenizi sağlar ve sayısız kullanım alanına sahiptir.

Google’ın geliştirici dokümanından kullanım alanlarını inceleyebilir, kendi ihtiyacınıza göre makronuzu kaydedebilir ve her gün saatlerinizi harcadığınız süreçleri birkaç saniyede otomatikleştirebilirsiniz.

Makrolar dokümanına buradan erişebilirsiniz.

Ayrıca, Google işlev listesi sayfasından tüm işlevleri inceleyebilir, ihtiyacınız olanları bulabilir ve kullanım alanlarını genişletebilirsiniz.