Hayatınızı Kolaylaştıracak 10 Google Sheets İpucu

Performance Marketing - 18 Kasım 2022

Performance Marketing

Performans Pazarlama

Google’ın tamamen entegre bir ürünü olan Google Sheets (eski adıyla Spreadsheets), günümüzde birçok alanda ve birçok görev için kullanılmakta. Kullanımının bu kadar yaygın olması, bu aracın kullanıcılarına sunduğu kullanışlılığı, diğer araç ve programlarla olan uyumluluğu ve birçok fonksiyonu olmasından kaynaklanıyor. Bu yazımızda Google Sheets aracının nasıl daha etkili ve faydalı bir şekilde kullanılabileceği hakkında ipuçları verdik. 

Google Sheets Nedir?

Google Sheets, iş hayatının özellikle Google araçlarını kullanan bir firmada veya sürekli dinamik verilerle ilgilendiğiniz bir sektörde çalışıyorsanız şüphesiz ki hayatımızı kolaylaştıran en önemli programlardan biridir. Aynı zamanda Microsoft Excel ile uyumlu olan Sheets, Google Docs bütününü oluşturan en önemli parçalardan biridir. Karmaşık verileri düzenleme, online tabanlı olması sayesinde ortak kullanım imkanı gibi sayısız hizmetiyle bir E-Tablo türüdür. 

Google Sheets Tarihi

Google Sheets, Jonathan Rochelle ve Farzad "Fuzzy" Khosrowshahi tarafından kurulan 2Web Technologies tarafından geliştirilen web tabanlı bir elektronik tablo uygulaması olan XL2Web'den alınmıştır. XL2Web, 2006'da Google tarafından satın alındı ve Google Labs Elektronik Tablolarına dönüştürüldü. 6 Haziran 2006'da ilk gelen alır esasına göre sınırlı sayıda kullanıcı için bir test sürümü yayına alınmıştır. Sınırlı test daha sonra, resmi bir duyuru basın açıklamasının yayınlanmasıyla hemen hemen aynı zamanda, tüm Google Hesabı sahiplerinin kullanımına sunulan bir beta sürümüyle değiştirildi.

Mart 2010'da Google, çevrimiçi belge işbirliği şirketi DocVerse'i satın aldı. DocVerse, Excel uyumlu belgelerin yanı sıra Microsoft Word ve Microsoft PowerPoint gibi diğer Microsoft Office biçimleri üzerinde çok kullanıcılı çevrimiçi işbirliğine izin verdi. DocVerse'e dayalı iyileştirmeler Nisan 2010'da duyuruldu ve dağıtıldı. Haziran 2012'de Google, mobil cihazlar için ücretsiz bir tescilli üretkenlik paketi olan Quickoffice'i satın aldı. Ekim 2012'de Google Spreadsheets, Google Sheets olarak yeniden adlandırıldı.

Bu kadar genel kültür yeterliyse, gelelim ipuçlarına..

10 Google Sheets İpucu

Basitten karmaşığa birçok işlemi gerçekleştirmeye imkan sağlayan Google Sheets'in birçok farklı işlevi bulunmakta. Bu işlevlerin bazıları çok sık kullanılsa ve yaygın olarak bilinse de bazı çok faydalı işlevleri herkes tarafından bilinmiyor. Google Sheets'i işinize en iyi yarayacak şekilde kullanabilmeniz için bu ipuçları çok faydalı olacak.

1. Dinamik Raporlar

Şüphesiz ki Google Sheets’in en büyük kolaylığı ve tercih edilme sebebi, online tabanlı olması sayesinde aynı anda çoklu kullanım sağlaması ve internet bağlantılı data kaynaklarıyla dinamik raporlar, dashboardlar oluşturulabilmesi. Özellikle dijital pazarlama gibi sürekli olarak metriklerin, rakamların saatlik belki dakikalık takip edilmesi için büyük önem arz ediyorsa, Google Sheets tam size göre.

Buraya kadar okuduklarınız aklınızda herhangi bir ampul yakmadıysa, gelin beraber düşünelim. Elinizde 3 farklı sürekli güncellenen data kaynağı olsun, eğer bu kaynakları anlık olarak takip edebilmek sizin için önemliyse ve sürekli olarak farklı formatlarda indirdiğiniz bu dosyaları bilgisayarınızda takip etmek zorunda kalıyorsanız, Google Sheets sayesinde bu kaynakları tek dosyada birleştirip, kaynaklarına doğru yöntemlerle(birazdan tek tek bu yöntemlere değineceğiz) bağlayıp, tek seferde, sonsuza kadar takip edebileceğiniz, kendi kendine güncellenen raporlar elde edebilirsiniz.

2. Add-on’lar

Add-on’lar.. En basit haliyle Google Sheets, Dokümanlar, Slaytlar ve Formlar içinde çalışan ancak kullanıcılar tarafından oluşturulan komut dosyalarıdır. Bu mini komut dosyaları ile, ücretsiz API’lardan istediğiniz bazı dataları alabilir, manuel yaparken çok zorlandığınız bir çok işi tek tuşla kolayca yapabilir, kod bilgisi gerektirmeden developerlara taş çıkartacak otomasyonlar kurabilirsiniz.

Add-on’lara ulaşabilmek için, üst menüdeki Extensions menüsüne ve sonrasında da Get add-ons kısmına tıklayabilir, ihtiyacınıza uygun add-on’u seçebilirsiniz.

Dikkat: Güvenilir olmayan add-on’ları yüklemek verilerinizin güvenliği için tehlikeli olabilir.

3. importrange, importxml, importhtml

Importrange, Importhtml, Importxml ve dahası.. İsimlerinden de anlaşılabileceği gibi, bu üç fonksiyon ve benzerleri ihtiyacımız olan bir çok datayı Sheet dosyalarına aktarabilmemize olanak sunuyor, borsa datası, alışveriş sitelerindeki fiyatlar, başka bir dosyadaki data ve aklınıza gelebilecek sayısız data. Bu yazıda bu fonksiyonların kullanımlarını anlatmayacağım ama eğer isterseniz aşağıdaki linklerden inceleyebilir ve ihtiyacınıza göre data içeri aktarma işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

• Importrange
• Importxml
• Importhtml

4. Apps Scriptler

Apps scriptler biraz JS bilgisiyle bütün Google tabanlı programları birbiri ile konuşturabileceğiniz, sınırsız otomasyonlar kurabileceğiniz, kendi add-on’larınızı yaratabileceğiniz, fonksiyonlar yaratabileceğiniz bir servistir.

Yine add-on’larla aynı kısımdan erişebileceğiniz Apps Scriptler saatlerce uğraştığımız işlerimizi belki de bi kaç saniyede halledebileceğimiz bir dünyayı ayaklarımıza seriyor..

Eğer ilginizi çektiyse hemen Google’ın dokümantasyonunu okuyarak mükemmel projeler geliştirmeye başlayabilirsiniz.

Küçük bir ipucu: Google apps scriptlerin çalışma süresi 6 dakika ile sınırlıdır, ücretli hesaplarda 30 dakikaya çıkabilmektedir. Oluşturduğunuz projelerin çalışma süresine ve verimliliğine dikkat etmelisiniz.

5. Ortak Düzenleme

Google Sheets’in belki de Microsoft Excel’den ayrıştığı en önemli özelliği ortak düzenleme diyebiliriz sanırım. Bir tablonun farklı sayfalarında farklı çalışanların sorumlu olduğu alanları, aynı anda düzenleyebilir, eklediğiniz yorumlarla ekip arkadaşlarınıza bilgi verebilir, hatta dosya içerisindeyken Google’ın sunduğu chat alanından anlık iletişim probleminizi çözebilirsiniz.

Ek olarak, Document History kısmından paylaştığınız dosyayı, kimlerin ne sıklıkla incelediğini denetleyebilir, buna göre deadline sürelerini belirleyebilirsiniz.

6. Google Tools

Google’ın iş hayatındaki en çok kullanılan programların neredeyse hepsini karşılayacak alternatifleri sağlamasının en büyük faydalarından biri de, bu uygulamaları birbirleri ile konuşturabilmek ve bir çok süreci kolayca otomatize edebilmek. Örnek vermek gerekirse, her hafta aynı tablolardan aynı sunumlara data güncellediğinizi varsayalım, Google Sheets ile Google Slide bağlantısı sayesinde, ihtiyacınız olan tabloları uygun Slide tablolarına bağlayarak sadece tabloyu güncellediğinizde otomatik olarak sunumunuzu da güncelleyebilir, ekstra iş yüklerinden kurtulabilirsiniz.

Veya düzenli olarak mail attığınız veri tablolarını, Google Sheets - Gmail bağlantısı kurarak her gün tekrar tekrar uğraşmadan istediğiniz sıklıkta mail attırabilirsiniz.

Kısacası, Google’ın tüm tool’larını birbiri ile konuşturabilir, oradan oraya uğraştığınız süreçleri kolaylaştırabilir, vaktinizi çok daha iyi kullanabilirsiniz.

7. Vlookup

Vlookup, iki farklı veri tablosundaki farklı sıralardaki dataları birbiriyle eşleştirmemizi sağlayan belki de en önemli Google Sheets fonksiyonlarından birisidir. Örneğin, bir tabloda user_id datanız ve session metriği, diğer tabloda ise bu id’lere karşılık gelen label bilgisi var ve bunları eşleştirmek istiyorsunuz, binlerce satırlık bir dosya için bu işlemi manuel yapmak günler sürebilir! Vlookup ile 15-20 saniye sürecektir.

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

Daha detaylı bilgi için: Vlookup

8. Query

Gelelim yazının en can alıcı noktası ve benim açık ara favorim olan fonksiyona: Query. Bu fonksiyonla, data setlerinizi düzenlemek ve raporlamak için SQL diline benzer bir syntax ile, gerçekten çok karmaşık ve Sheets’in 4-5 fonskiyonunu & özelliğini kullanarak yapabileceğiniz işlemleri çok daha kolay şekilde yapabilirsiniz.

Syntax

=QUERY(data, query, [headers])

Görebileceğiniz gibi, sadece 2 tane zorunlu parametresi olan bu fonksiyonu nasıl kullanabileceğimize dair küçük bir örnek formül yazalım.

Yapmak istediğimiz işlem şu olsun: “Data” sayfasındaki, A,B,C sütunlarını inceleyerek, A sütunundaki sayılardan 10’dan büyük olanları, aynı zamanda C sütunundaki şehirlerden de “Ankara” olanları seçmek isteyelim, ve bu sorgunun sonuçlarını da B sütununa göre büyükten küçüğe doğru sıralayalım.

=QUERY(Data!A:C,"SELECT A,B,C WHERE A>10 AND C<>'Ankara' ORDER BY B DESC",1)

9. IFS

If, sumif, countif, maxifs, minifs, dateif, iferror.. If kalıbından da anlaşılabileceği gibi, çoğu koşullu durumlarla ilgili işlemi yapabilmemizi if’li fonksiyonlar sağlıyor, aynı zamanda iyi bir Sheet kullanıcısı olabilmek için neye ihtiyacımız olduğunu bilmek ve kullanma pratiği çok önemli. Bu yüzden if’li fonksiyonların hem ne olduklarını hem de nasıl kullanıldıklarını bilmemiz gerekmekte.

Küçük bir if örneğine birlikte bakalım: Bir sınıftaki öğrencilerin aldığı notların baremlerine göre A,B,C,D gibi harf notlarını dağıtmak istiyoruz, o zaman basitçe:

=IFS(A3>89.99,"A",A3>79.99,"B",A3>69.99,"C",A3>59.99,"D",A3>0,"F")

Veya, A sütunundaki sourceların “google” olduğu yerde, B sütunundaki sessionları toplamak istiyorsak

=SUMIF(A:A,"google",B:B)

Daha detaylı bilgi için aşağıdaki linklerdeki içerikleri inceleyebilirsiniz.

• Sumif
• If
• Countif
• Maxifs
• Minifs

10. Macros

Son olarak, özellikle her gün aynı manuel işlemleri tekrarlamaktan sıkılan kullanıcılar için can kurtaran olarak tanımlayabileceğimiz, Sheets’in en önemli özelliklerinden biri olan Macros..

Yine extensions kısmından ulaşılabilir olan Macros, kaydedeceğiniz UI işlemlerini, istediğiniz sıklıkta tekrar ettirebileceğiniz bir uygulama alanı ve Script tabanlı çalışmakta.

Aslında basit olarak özetlemek gerekirse, her gün yaptığınız, copy-paste, insert row gibi işlemleri sizin belirlediğiniz formatta gerçekleştirmenizi sağlamakta olup, sayısız kullanım alanına sahiptir.

Google’ın developer dökümanından, kullanım alanlarını inceleyebilir, kendi ihtiyacınıza göre macro’nuzu kaydedebilir, her gün saatlerinizi harcadığınız işlemleri bir kaç saniyede otomatize edebilirsiniz.

Macros dökümanına buradan ulaşabilirsiniz.

Ek olarak, Google fonksiyon listesi sayfasından, tüm fonksiyonları inceleyebilir, ihtiyacınız olanları bulabilir, kullanım alanlarını genişletebilirsiniz.